最終面接辞退や内定辞退を防ぐクロージングノウハウ5選

2021/10/19

クロージングとは “顧客と契約を締結すること” や “営業活動の詰め(最終段階)の活動” を意味する言葉です。

採用活動におけるクロージングとは、最終面接、内定出し、オファー面談、内定者フォロー等の詰めの活動を指し、クロージング内容が内定承諾率を左右すると言われます。

そこで本稿では、最終面接辞退や内定辞退を防ぐクロージングノウハウ4選と題し、採用活動の現場ですぐに実践できる、活きたクロージングノウハウをご紹介します。

 

目次

最終面接辞退や内定辞退を防ぐクロージングノウハウ5選

1. 最終面接前に “志望度アップ目的” の面談を実施する

自社への志望度が低いことが内定辞退を招いてしまう。

この当たり前の事実は、志望度を高めれば内定辞退のリスクを抑えられることを示唆しています。つまり、志望度が高まりきっていない状態で内定が決定する最終面接の場に臨むことのないように、最終面接前に志望度アップ目的の面談を実施することが有効です。

志望度アップ目的の面談でやるべきことは候補者の置かれている状況によって異なりますが、基本的には候補者の企業選びの軸に沿って自社をアピールすることを推奨します。

ちなみに、新卒採用では学生が自身のキャリア(職業観・就業観)をきちんと考えることができておらず、企業選びの軸が未成熟であるケースが多いため、こういった面談の場で学生が自身のキャリアに向き合うことを促すことが効果的です。

 

2. 候補者のタイプを把握する

どんな仕事においても成功確度や成果を高めるためには準備が大切です。採用活動におけるクロージングも例外ではありません。

闇雲に口説くのではなく、候補者の企業選びの軸・志向性・価値観・性格・思考や行動の傾向等の候補者を口説く材料を集める準備工程を踏まえた上で、効果的に口説く必要があります。

しかしながら、言うは易く行うは難し。実際の選考活動の中で、候補者を口説く材料を集める準備工程をやり切るのは工数面での難しさが伴います。

そこで、この準備工程を含めた口説きの支援をするHRTechサービス「HRアナリスト」を活用することをお勧めします。

HRアナリストでは、候補者にアンケート回答いただくことで候補者を8つのタイプに分け、その候補者にあった「面接に関するアドバイス」と「動機づけのポイント」を記した分析シートを発行します。

候補者を口説く材料を集める準備工程と面接時の口説き(動機付け)の支援を得られる便利なサービスです。

 

3. 内定後の面談の場で “評価と期待” を伝える

候補者にとって内定を得ることは一つのゴールであり、喜ばしいことに違いありませんが、候補者は喜びと同時に不安に襲われています。

自分は選考を受けただけで実際に働いてみたわけでもない…本当にこの先やっていけるのだろうか……そんな不安感が芽生えるのは自然なことです。

この不安感を払拭する上では、候補者が「この企業で自分は上手くやっていけそうだ」と思えるように、内定後の面談の場で評価と期待を伝えることが有効です。

<例>

  • 候補者の性格や志向性が自社の社風とマッチしていることを伝える
  • 候補者と自社の活躍している社員との共通項を伝える
  • 候補者に入社後に任せたい業務や成長期待を伝える
  • 候補者の考えるキャリアを自社で実現するための道筋を伝える

 

4. 候補者が隠し持つ “真の希望年収” でオファーする

オファー面談の失敗パターンの典型は、提示年収が候補者の希望とズレることです。

企業は選考を通じて候補者の希望年収をヒアリングしているにも関わらず、このような失敗が起こるのはなぜでしょうか。

それは候補者が本音の希望年収を隠す傾向にあることが関係しています。

例えば、希望年収500万円の候補者Aさん。彼の本音の希望年収は550万円なのですが『年収とは企業側の自身への評価によって決まるものであり、候補者側から年収アップを軽々しく口を出すものではない』という先入観から、前職と同水準の年収500万円を建前の希望年収にしている経緯があったりします。

また、候補者の希望年収が変化するケースもあります。

例えば、希望年収550万円の候補者Bさん。彼女は他社から600万円のオファーを提示されたことをきっかけに自身の市場価値に自信を持ち、選考中の企業群に対する希望年収を内心では600万円に釣り上げていたりします。

このように、候補者の希望年収の話は額面通りに受け取ることができない(本音の希望年収を隠している、希望年収が変わる)ことを前提に、オファー面談の場で候補者が隠し持つ真の希望年収を探り、その年収でオファーをすることが有効です。

 

5. 内定式・内定者懇親会を実施する

一括採用型の新卒採用では、内定者を集めた交流を通じて同期のネットワーク構築や仲間意識の醸成を促し、内定者の入社意欲を高めることが可能です。

かつては、未来の同期との出会い・交流の場として機能していた会社説明会やグループ選考がオンライン採用によって消失しつつある今だからこそ、内定式や内定者懇親会の価値は相対的に高まっていると言えます。

 

採用活動のクロージングに関するFAQ

【Question】クロージングでは他社の選考状況を聞いても大丈夫ですか?

大丈夫ではありません。

候補者にとって「他社の選考状況を伝える」という行為は、トランプのポーカーに喩えると手持ちのカードを相手にオープンにするようなものです。候補者は、自身の他社の選考状況をオープンにすることで自分が圧倒的に不利な状況に陥ってしまうことを懸念します。

<例>

  • 他社の選考状況をオープンにすることで、面接官から自身の企業選びの軸との矛盾を指摘される可能性が高まる
  • 他社の選考状況をオープンにすることで、面接官から「あの会社の二次面接で落選したのであれば、ウチの会社も難しいかな…」と思われてしまう可能性が高まる

ゆえに、企業は、候補者に対して他社の選考状況を聞くという行為自体が候補者を苦しめるのだということを心得ておく必要があります。

また、候補者の心の中に「何故、こんな野暮なことを聞いてくるのか?」という疑念が生まれ、志望度低下を招くリスクもあります。

この意味において、クロージングでは他社の選考状況を聞くべきではないと言えます。

 

【Question】内定承諾の回答期限を切る際のコツはありますか?

企業側の思惑で内定承諾期限を切ったところで、それが奏功するかは何とも言えません。良い方向に作用することもあれば、逆に悪い方向に発展することもあります。

例えば、決断を促す意味で短い内定承諾の回答期限を切るケース。時間という制約を課すことで候補者の背中を押す効果は期待できますが、期限内に決断できずに内定辞退に至る懸念も生まれます。

ゆえに、企業側の思惑よりも、候補者の希望を優先する形で内定承諾の回答期限を設定することを基本的に推奨します。

その上で、候補者が長期の回答期限を希望する場合は自社への志望度が相対的に低い可能性が高いことが想定されます。定期的に面談をセッティングし、状況把握や志望度アップのコミュニケーションに努めることをお勧めします。

 

【Question】全ての候補者にクロージングをやるべきでしょうか?

やるべきです。

ただし、現実的には工数の問題があるので、内定承諾確度の期待値に応じてクロージングの濃淡をつけることを推奨します。

<例>

  • 内定承諾確度が高い候補者
    こちらから積極的に関与しながら、考え得る最高のクロージングを実施する
  • 内定承諾確度が中ぐらいの候補者
    こちらからの関与は控えめに、本人の意向に沿った形でクロージングを実施する
  • 内定承諾確度が低い候補者
    内定承諾確度が上がらない限りは、定型的なクロージング対応のみとする

 

【Question】クロージングだけでは内定辞退を防止することは難しいと感じていますが、実際のところはどうなのでしょうか?

クロージングには一定の効果が期待できますが、クロージングだけでは内定辞退を防止することは難しいです。

なぜなら、クロージングのタイミング(最終面接、内定出し、オファー面談、内定者フォロー)よりも前段階に、候補者は企業への入社意思をジャッジする傾向があるからです。

株式会社ディスコの調査によると、2021年卒者が就職決定企業で働きたいと具体的に思ったタイミングで「内定が出てから」は4位です。全体の8.7%に過ぎません。

 

参考:株式会社ディスコ キャリタスリサーチ|キャリタス就活 2021 学生モニター調査結果(2020年7月発行)

 

自社が内定を出すタイミングにおいて、すでに候補者の心の内では入社先は決まっているのでクロージングをどんなに頑張っても意味がない。内定辞退は不可避である。

本調査からは、そんな厳しい現実を読み取ることができます。

これは新卒採用における調査ですが、人材紹介会社という立場で中途採用マーケットに関わってきた筆者としては「中途採用でもクロージング前に決着がついていることが多い」感覚を持っています。ゆえに、新卒採用・中途採用に関わらず、内定辞退防止のための取り組みは候補者との初期接点から始まっていると捉えるべきだと思います。

その上で、就職決定企業で働きたいと具体的に思ったタイミングの1位が「面接等の選考試験を重ねていく中で徐々に」であるように、企業にとっての力点は面接です。

具体的には、面接の場で候補者を「選考(評価)」しつつ、丁寧に「フォロー(志望度アップ・動機付け)」をすることが重要になります。もちろん、面接で選考とフォローを両立するには高度な面接力が要求されるので簡単にできる話ではありません。しかし、近年では、面接官の面接力をアップさせるHRTechサービスが登場しています。

本稿の締め括りとして、面接に特化したクラウド型人材分析ツール「HRアナリスト」をご紹介します。

是非参考にしてみてください。

 

選考辞退・内定辞退を防ぐHRTechサービスのご案内

HRアナリストは、面接に特化したクラウド型人材分析ツールです。現場の面接官の面接力をアップさせ、候補者満足度を上げることで内定辞退や選考辞退を防ぎます。

 

~母集団に頼った採用の限界を突破する~

採用目標を達成する為にどの企業もまず対策をするのが、求人媒体などの見直しや、媒体の数を増やすことに注力します。

流入数を増やせば採用人数は増えるかもしれませんが、それなりのコストが必要になります。また、本当に入社してほしい人の採用には繋がりません。

HRアナリストではそんな従来の採用手法を変え、候補者満足度を上げることで内定辞退や歩留まりを無くす手法を提案できます。

 

活用STEP1:アンケートの送付

必要な情報をアップロード(CSVもしくは手動入力)するだけで、候補者にカンタンにアンケートを発行することができます。また、カスタムアンケートを設定することで御社独自のアンケートを冒頭に追加することも可能です。

ダイレクトリクルーティング経由で面談を実施した候補者に、その後の選考に進んでもらうにあたって、実際の面接の前にメールやメッセージツールでアンケートのURLを送付することで簡単に回答してもらうことが可能です。

 

活用STEP2:候補者の分析(分析シートの発行)

候補者が回答したアンケートを元に8つのタイプに分け、その候補者にあった

「面接に関するアドバイス」

「動機づけのポイント」

を明確にアドバイスいたします(HRアナリストが分析シートを発行します)。

HRアナリストが発行する分析シートには、候補者の満足度を上げながら面接をスムーズに行う手法を記載しています。この分析シートを活用しながら面接を行うことで熟練の面接官と同じような面接が可能になります。

活用STEP3:面接官のアサイン 

分析結果をもとに、その候補者に最も適した面接官をアサインすることができます。

※面接官を担当する社員が事前にアンケートに回答する必要があります。

 

活用STEP4:次の面接官への申し送り

事前に共有したいことなどを次の面接官へ申し送りできます。

・HRアナリストについてのお問い合わせはこちら

 >> CONTACT | HRアナリスト (hr-analyst.com)

 

著:池田信人 編:株式会社シングラー

お問い合わせ(無料)

弊社提供の人材分析サービス『HRアナリスト』に関しては下記からお問い合わせ(無料)が可能です。